Yazı İşleri Müdürlüğü

Tel : 0324 327 33 00 Dahili : 2030 - 2031 - 2032 - 2033

Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü özet olarak : Meclis toplantıları için gündemin hazırlanarak gerekli duyuruların yapılmasını, görüşme tutanaklarının kaydedilmesini, alınan kararların yazımını ve uygulayıcı birimlere gönderilmesi işlemlerini yürütür.

Encümen toplantısı için gündemin hazırlanmasını, alınan kararların yazılmasını ve uygulayıcı birimlere gönderilmesini, 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre ihaleler için gerekli ilanların yapılmasını ve ihale tekliflerinin Encümene getirilmesini yürütür.

Genel evrak kayıt işlemini yürütür.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ SORUMLULUK VE ÇALIŞMA

ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

 

 

BÖLÜM I

 

1- GENEL HÜKÜMLER

 

 

                        AMAÇ :

MADDE 1-     Belediye karar organlarının çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olmak, alınan kararların yazılmasını, kaydedilmesini, ilgililere duyurulmasını ve arşivlenmesini temin etmek. Bu yönetmelik Mersin/Yenişehir Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarını düzenler.

 

MADDE 2-   KAPSAM

                      Bu yönetmelik hükümleri Mersin/Yenişehir Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde.

                      Uygulanır

 

II- ESAS HÜKÜMLER

 

MADDE 3-  DAYANAK

                    Yazı İşleri Müdürlüğü,” 5393 sayılı Belediye yasasının 48. maddesi ve Norm Kadro  İlke ve Standartlarına uygun olarak kurulmuş  olup 5018 sayılı Mali  Yönetim  ve  Kontrol kanununda belirtilen Görev,Yetki ve sorumluluk ilkesine dayanılarak yönetmelik hazırlanmış olup’’ Belediye Başkanının yada görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

 

MADDE 4- KURULUŞ

                    Yazı İşleri Müdürlüğü Norm Kadro esaslarına  göre ihdas edilmiş  ve Görevde yükselme                 

                      atanma şartlarına uygun 1 Müdür, 2 Alt Birim Şefliği ve yeteri kadar personelden                    

                    oluşmaktadır.

 

MADDE 5- DEYİMLER VE TANIMLAR

                        Bu yönetmelikte geçen,

                        Belediye       : Mersin/Yenişehir Belediyesini

Başkanlık     : Mersin/Yenişehir Belediye Başkanlığını

Müdürlük     : Yazı İşleri Müdürlüğünü

Personel       : Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personelini

Meclis          : Mersin/Yenişehir Belediye Meclisini

Encümen      : Mersin/Yenişehir Belediye Encümenini

                        Komisyon    : Mersin/Yenişehir Meclisi İhtisas Komisyonlarını İfade eder.

 

 

 

 

 

 

BÖLÜM  II

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN ÇALIŞMA KONULARI:

 

MADDE 6- BELEDİYE MECLİSİ İLE İLGİLİ ÇALIŞMALAR İLE İLGİLİ GÖREVLER:

 

                           Belediye Meclisinde alınan tüm kararlar için yasada gösterilen şekil ve süre içinde gerekli işlemler yapılır.

 

  1. Belediye Meclisinin toplantı gündemleri Yasada belirtildiği şekilde hazırlanır, en az üç gün önceden üyelere bildirilir. Meclis toplantı yer ve saati ile gündemi bildiren Başkanlık duyuru ve çağrısı çeşitli yöntemlerle halka duyurulur.
  2. Meclis toplantıları  gündemi hazırlanmasındaki esaslar şöyledir; Başkanlık yazıları gündemin ilk maddelerini oluşturur. Meclis ihtisas komisyonları raporunun gündeme alınması için, raporun komisyonu oluşturan üye tam sayısı çoğunluğunca imzalanmış olması gerekir.
  3. İlgili birim önerileri, Yasa, Tüzük, Yönetmelik esaslarına uygun olmalıdır.
  4. Belediye Yasası ve Özel Yasalara göre Meclise gönderilecek evrakın, Yasadaki şekil ve koşullara uygun olarak belirtilmiş sürede sonuçlandırılması için gerekli özen gösterilir.
  5. Mecliste görüşülmesi gereken konular, önce istemi yapan, Müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan yardımcısının incelemesine,daha sonra Başkanlığa sunulur. Başkanın havalesi ile Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilen evrak yine Başkanın havalesi ile Meclis gündemine alınır.
  6. Meclise gönderilecek yazılar, Meclis Başkanlığı adına yazılı Başkanlık yazısı ile Meclise sunulur.
  7. Meclis üyelerince toplantıda verilen soru önergelerine, karşı ilgili birimlerce verilen yanıt, Belediye Başkanı veya görevlendireceği yardımcıları tarafından önerge sahiplerine Meclisin toplantı süresi içerisinde iletilir.
  8. Meclis çalışmaları ve müzakerelerini içeren tutanaklar Müdürlükte dosyalar halinde saklanır. Ayrıca yıl içinde bütçede ödenek bulunduğu takdirde tutanaklar bastırılarak kitap haline getirilir.
  9. Meclis üyelerinin meclis toplantılarına gelip gelmediklerini belirlemek amacı ile her oturum için imza defterine toplantı tarihi ile Meclis üyelerinin isim ve imzaları açılır. Bu durum Meclis başkanı ile vekillerince kontrol edilir.
  10. Dairece önerilen konuların yasa, tüzük, yönetmelik hükümlerine göre olduğu açıkça belirtilmiş olması gerekir.

 

MADDE 7-  BELEDİYE ENCÜMENİ ÇALIŞMALARI İLE İLGİLİ GÖREVLERİ:

                           Encümen çalışmaları aşağıda belirtildiği şekilde yürütülür;

  1. Encümene, Belediye Başkanı veya görevlendireceği başkan yardımcısı veya encümen üyesi başkanlık eder.
  2. Encümende sadece, Başkan tarafından gönderilen evraklar görüşülebilir.
  3. Encümene gönderilen evrak, müdür tarafından ilgili alt birim şefliğine havale edilir.
  4. Encümene gönderilecek yazılarda silinti, kazıntı olmaması esastır. Çıkıntı düzeltme ve çizinti varsa üzerleri mühürlenmiş ve imzalanmış olmalıdır.
  5. Encümen gündemi; Encümen başkanının emir ve gözetimi altında ilgili birim müdürü tarafından hazırlanır. Hazırlanan gündem, çoğaltılarak Encümen üyelerine dağıtılır.
  6. İvedi durumlarda Encümen Başkanının “İvedi” kaydını koyduğu evrak, gündem dışı olarak o günkü gündeme alınır.
  7. Gündemdeki konular, gündeme açık ve öz olarak yazılır.
  8. Gündeme alınan konular, gündemdeki sırasına göre Encümen karar defterine kaydedilir.
  9. Encümen kararına katılmayan üyeler, katılmayış nedenlerini yazılı olarak şefe verir. Karara katılmayış nedenleri karar metnine ve karar defterine aynen yazılır ve üyece imzalanır.
  10. Usul ve esas yönünden eksik bir evrak Encümende görüşülmesi için gönderilmiş ve henüz gündeme alınmamışsa, eksikler tamamlanmak üzere gerekçeli ve ilgili Başkan Yardımcısının imzasıyla; eğer evrak gündeme alınmış ise yine gerekçeli Encümen kararı ile dairesine gönderilir ve geliş kayıtları kapanır.
  11. Encümende verilen kararlar hemen Encümen Karar Defterine yazılır. Karar defteri Encümen Başkanı ve Üyeler tarafından imzalanır.
  12. Encümende verilen kararlar, raportör tarafından metin haline getirilir. Ve karar metni Encümen Başkanı, Üyeler ve Raportör tarafından imzalanır.
  13. Encümen, önceden belirtilen gün ve saatte veya çoğunluk olmaması nedeni ile toplanamaz veya çoğunlukla bir karar oluşturulamazsa, durum Encümen kararı Defterine yazılır. Encümen Başkanı ve Üyeler tarafından imzalanır.
  14. Encümen toplantılarına katılmayan üyeler için Encümen Başkanınca karar defterindeki ilgili yere (bulunmadı) veya (izinli) sözcükleri yazılır ve imzalanır.
  15. Encümence alınacak prensip kararları, karar defterine prensip kararı olduğu açıkça belirtilerek aynen yazılır.

 

MADDE 8- EVRAKLARLA İLGİLİ GÖREVLER:

  1. Belediyeye gelen yazıların gelen evrak föylerine kaydedilmesinden sonra ilgili birimlere havalesinin sağlanması ve zimmet karşılığı birimlere teslim edilmesini sağlamak.
  2. Belediyeden çıkan yazıları giden evrak föyüne kaydettikten sonra Mersin içindeki resmi kurum ve kuruluşlara zimmet karşılığı elden teslim etmek.
  3. Posta ile gönderilecek evrakları posta zimmet fişine kaydetmek ve yeterince pul yapıştırıldıktan sonra PTT’ ye zimmet karşılığı vermek.
  4. Belediyenin çeşitli birimlerinden gelen ve 2 yılını doldurmuş evrak ve dosyaları bir sisteme bağlayarak çıkartılacak dosya fihristlerine göre dökümü yapılarak arşivleyip arşivde muhafaza etmek.

 

MADDE 9- DİĞER GÖREVLER:

  1. Belediye Başkanlığı tarafından verilen hizmetleri yapmak, bunlara ait yazışmaları yürütmek, dosyaları düzenlemek ve muhafaza etmek.
  2. Belediye birimlerinden gelen ihale ilanlarının Günlük ve Resmi Gazetede yayınlanmasını ve Belediye ilan tahtasında ilan edilmesini sağlayarak, buna ait tutanak ve raporları ilgili kurum ve kuruluşlara iletmek.
  3. Posta ile gönderilecek mektup pullarını avans almak suretiyle temin etmek ve harcamaların sonunda, Mali Hizmetler Müdürlüğünce mahsubunun yapılmasını sağlamak.
  4. Basın İlan Kurumu ve Başbakanlık Basımevi Döner Sermaye Müdürlüğü ile ilgili avansların açılmasını ve mahsubunu sağlamak.

 

 

 

MADDE 10:   MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI:

  1. Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,
  2. Birim yetkilileri arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan birim yetkililerinin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
  3. Başkanlıktan gerek Meclise, gerekse Encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük, yönetmelik emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlamak
  4. Meclis toplantı gündemlerini Başkanın emirlerine göre hazırlamak ve imzasına sunmak. İmzalı gündemin zamanında Meclis Üyelerine dağıtılmasını sağlamak
  5. Başkanlıktan Encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili servise iletilmesini sağlamak
  6. Meclise veya Encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak. O konuda gerekirse Hukuk işleri Müdürlüğünden görüş almak.
  7. Personelin gizli sicillerini düzenlemek; her türlü özlük ve sosyal haklarını ve devam/devamsızlığını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak,
  8. Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek,
  9. Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,
  10. Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak,
  11. Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,
  12. Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
  13. Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli direktifleri vermek,
  14. Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevlere ilişkin için ileriye dönük hedefler göstermek,
  15. Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak,
  16. Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BÖLÜM III

GENEL İLKELER VE TANIMLAR

 

MADDE 11:

            A- YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN TEMEL YAPISI :

Yazı İşleri Müdürlüğünün bu günkü kuruluşu, görev konularının çeşitlerine dayanmaktadır. Müdürlüğün, amaç, görevler ve ilişkileri bakımından hem planlayıcı ve hem de uygulayıcı yönleri vardır. Yazı İşleri Müdürlüğüne görev veren yürürlükteki yasalara göre Müdürlüğün iki yönlü bir niteliği olduğu görülmektedir.

 

  1. Müdürlük kendi görev konularında araştırıcı, planlayıcı, izleyici, değerlendirici, denetleyici yol gösterici bir örgüt niteliğinde çalışmaktadır.
  2. Ayrıca yine kendi konularında bizzat uygulama da yapmaktadır.

Buna  göre  yukarıda  belirtilen  amaçların  değerlendirilmesinde, ana görevlerinin yerine getirilmesinde ve iş ilişkilerinin gözetilmesinde Yazı İşleri Müdürlüğünün bu iki yönlü niteliği üzerinde önemle durulmalıdır.

 

B- GÖREV YETKİ VE SORUMLULUK :

  1. Yetkiler ile görevlerin birbirlerinden kesin olarak ayrılmaları olanaksızdır. Sorumluluk yetki ve görev birbirleri ile çok yakından ilgisi bulunan birbirleri üzerinden tanımlanabilecek ve açıklanabilecek ve birbirlerinden güç kavramlardır.
  2. Görev yetki ve sorumluluk konusunda bu yönetmelikte kabul edilen genel kurallar şunlardır.
    1. Her eleman görevini yapmak için gerekli ve yeterli yetkiye sahiptir. Yetki ise bir görevi (Nitelik, nicelik, süre, yöntem v.b. hususlar yönünden) istenen biçimde yapmak için bağlı bulunan kişi yada makamdan alınan “Hak” olarak yorumlanmaktadır.
    2. Her eleman görevini yapmamaktan eksik, yanlış veya geç yapmaktan yetkisi oranında sorumludur.

Sorumluluk “bir görevin (Nitelik, nicelik, süre, yöntem v.b. hususlar yönünden) istenilen biçimde yapılmasından ötürü bağlı bulunan kişi yada makama karşı hesap verme yükümlülüğü” olarak anlaşılmaktadır.

 

  1. Yetki devri yöneticilerin genel yönetim görevlerini daha etkin bir şekilde yapabilmeleri için yararlandıkları bir yöntem ilkesidir. Yetki devri yasaların çalışma ilkesi ve koşullarının sınırlarına göre yapılır.

Bir yetkinin devredilmesi  sonucunda  yetkiyi devreden  yöneticinin o yetkinin  kullanılmasından doğan genel  sorumluluğu  devam  eder. Yetkiyi devreden  ile devralan arasında   yeni  bir  sorumluluk ilişkisi doğar.       

Yetkiyi devralan o yetkinin kullanılmasından doğan cezai, parasal ve hukuki sorumluluklarından başka yetkiyi devreden yöneticiye karşı görev sorumluluğu da yüklenmiş olur.

Bir göreve vekaleten atananlar o görev için gerekli yetkiye sahip olur ve o görevden dolayı   sorumluluk yüklenilir.

 

 

 

 

BÖLÜM  IV

 

MADDE 12:  YÖNETİCİLERİN GENEL VE ORTAK GÖREV YETKİ VE

                          SORUMLULUKLAR

  1. Her kademede yönetici durumunda bulunan kişileri “Yönetici” olmak nedeniyle yüklendiği bütün yöneticiler için ortak ve genel bazı görev yetki ve sorumlulukları vardır.Yönetim kademelerinin düşey olarak sıralanmasında bu görev yetki ve sorumlulukların özleri  değişmez sadece en üst yönetim kademesinden başlayıp en alt yönetim kademesine doğru kapsam ve sınırları daralır. Yöneticilere ilişkin bu genel ve ortak görev yetki ve sorumluluklar ileride her birim için belirtilen özel görevlerin zamanında ve amaca uygun bir biçimde yapılmalarının ön şartları niteliğindedir. Bu nedenle her yönetici hangi yönetim kademesinde bulunursa bulunsun bu görevleri yerine getirmek durumundadır.

 

Yönetmeliğin bu bölümü, Müdürlüğün kuruluş bütünü içinde yer alan kademelerin hepsinde ortak olan bu görevlerin her birim kademelerinin ayrı ayrı tekrar edilmemesi için düzenlenmiştir.

    

Her yöneticinin temel görev, yetki ve sorumlulukları içerisinde şunlar vardır.

 

  1. Planlama-Programlama :
    1. Amaca ulaşmak için birbirini izleyen belli adımlar biçiminde çalışma planları ve programlarını hazırlamak, hazırlatmaktır.
    2. Yetkisi içinde olan plan ve programları onaylamak, yetkisi içinde olmayanları bir üst kademedeki yöneticilere onaylatmaktır.
    3. Bu çalışmalar sırasında yasaların, çalışma ilke ve koşulların sınırları içinde kalmayı gözetlemek.
  2. Düzenleme :
    1. İşle ilgili hizmet boşluklarının veya girişimlerinin olup olmadığını araştırmak, bunları giderici tedbirler almak.
    2. İşin yapılması için gerekli mali kaynak, personel, malzemenin zamanında sağlanmasını görüp, gözetlemek.
    3. İş ile ilgili çalışma adımlarını gözden geçirip saptamak ve bunlara uyulmasını sağlamak.
  3. Koordinasyon :
    1. İşin yapılması sırasında hangi birimler ile doğrudan doğruya veya dolaylı ilişkiler kurulması gerektiğini ve bu ilişkilerin kapsamını ortaya çıkartmak.
    2. Bu ilişkileri sağlayıcı düzeni kurmak ve kurulan düzeni ilgili personele duyurmak.
  4. Uygulamalı yönetim :
    1. Görevi zamanında ve amaca uygun olarak sonuçlandırmak.
    2. Asıl görevli; ilgili yazışma, görüş alma, olur çıkartma gibi yan görevleri de yapmak, yaptırmak.
  5. İzleme, denetleme, değerlendirme :
    1. Uygulamanın görevin yapılışının belli aşamalarında sonuçları öğrenmek üzere bir değerlendirme düzeni kurmak.
    2. Değerlendirme sırasında ortaya çıkan sorunları çözmek, veya çözüm önerisiyle üst kademeye sunmak.

 

  1. Bilgi verme :

Görevin yapılışında ve sonuçlanmasından bir üst kademedeki yöneticiye veya diğer ilgili ve yetkililere devamlı olarak bilgi vermek.

  1. Yönetimle ilgili diğer görev, yetki ve sorumluluklar :

Atama, yükseltme, yer değiştirme, mükafatlandırma ve cevaplandırma işlemlerine ilişkin ön yazışmaları yapmak, yada bu konularda karar almak, sicil vermek, iş dağıtımını düzenlemek, yöneticisi olduğu birimi gereken yerlerde temsil etmek, birimin yıllık bütçe program önerilerini hazırlamak.

 

      B- Yukarıdaki görevleri yerine getirirken ayrıca her yönetici aşağıdaki yönetim ilkelerini de göz önünde bulundurmalıdır.

 

  1. İnsiyatif :

Yönetici, kendi biriminin görevine sahip çıkmalı, görevi yerine getirmek için yaratıcı olmalı, önce davranmalı, işi başlatıp sonuçlandırma yeteneği bulunmalıdır. Yönetici görevin yapılışının her aşamasında Yasaların, Çalışma ilkesi ve koşullarının çizdiği sınıra kadar ilerlemekten çekinmemelidir.

  1. Seçme ve Karar verme :

Yönetici, görevin her safhasında karar verme, kendisine ulaştırılan değişik çözümler arasında bir seçim yapma, son olarak da bu karar ve seçim yetkilerinin (her konu için) hangilerini bizzat kullanıp, hangilerine üst yönetim kademesine aktarması gerektiğine sahip olmalıdır.         

  1. Kolaylaştırma :

Yönetici, görevle ilgili bütün işlemleri kolaylaştırmak için devamlı olarak çare ve tedbirler aramalıdır.

  1. Değiştirme :

Yönetici, program uygulamalarında ortaya çıkabilecek değişikliklere uyabilme niteliği taşımalıdır.     

  1. Eldeki Kaynaklardan iyi yararlanma :

Yönetici, personel, araç-gereç v.b. kaynaklardan mevcut olanların hepsinden tam olarak yararlanmayı amaç bilmeli ancak bundan sonra yeni kaynak isteğinde bulunmalıdır.  

  1. Geliştirme :

Yönetici kendi biriminin kuruluşunu,  personelini, görevini yerine getirmeyle ilgili ilke koşul ve işlemlerini  sürekli olarak geliştirme yollarını aramalı, modern yönetim ilkelerindeki gelişmeleri izlemelidir.

  1. Devamlılık :

Yönetici, bütün çalışmaları başından sonuna kadar kesintisiz olarak planlamalı ve düzenlemelidir.

  1. Liderlik :

Yönetici, tutum ve davranışları ile elemanlarının saygı, itaat ve güvenlerini sağlamalıdır.

  1. Moral :

Yönetici, elemanlarının sorumluluk duygusunu geliştirmeli, kendilerine olan güven duygularını beslemelidir.

  1. Takdir ve ceza :

Yönetici,yürürlükteki ilke ve koşullara göre gereğinde takdir etmek; gereğinde ceza vermek yetkisini çekinmeden kullanabilmelidir. Belli dönemlerde sicil formlarını doldurmakta bu yetkiye girer.

 

  1. Disiplin :

Yönetici, amaca düzenli bir yoldan ulaşmayı sağlayacak temel ilke ve koşullara kesinlikle uyulmasını sağlamalıdır.

  1. Ortam :

Yönetici görevin yapılması için gerekli ortam, araç ve gereçleri, büro koşullarını da sağlamalıdır.

 

MADDE 13- MECLİS, ENCÜMEN VE KARARLAR ALT BİRİM ŞEFLİĞİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

  1. Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlar, meclis ve Encümen evrakını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.
  2. Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.
  3. Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim eder.
  4. Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini imza memuru tarafından tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.

Onay’lanması gereken Meclis kararlarını Büyükşehir Belediyesine ve Valiliğe göndererek sonucunu izler ve son işlemleri yerine getirdikten sonra Müdürlüğüne bilgi verir.

  1. Meclis Üyelerince Meclis Başkanlığına verilen soru önerge örneklerinin ilgili Müdürlüğe gönderilmesini, gelen yanıtların Başkana sunulduktan sonra önerge sahibine iletilmesini sağlar.
  2. Meclis ve Encümen Üyelerinin, huzur haklarının tahakkukunu yaparak zamanında ödenmesini sağlar.
  3. Meclis ve Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına ve eksik imzaların nedeninin yazılmasına özen gösterir.
  4. Meclis Üyelerine ait devam cetvelini oturumdan önce meclis Başkanına teslim eder ve oturumdan sonra devam cetvelini teslim alarak saklar.
  5. Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.

j) Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına kaybolmamasına özen gösterir.

k)   Meclis ve Encümen gündemlerinin bir yıl süreyle saklanmasını sağlar.

l) Meclis veya Encümene ait dosya , karar , tutanak , defter ve evrakı , mahkeme ile inceleme yapacak bilirkişilere , Amirin yazılı emri ile vermek. Evrakın uzun zaman kullanılması gerektiğinde , örnek çıkartılarak aslına uygun olduğu Onay’landıktan sonra , asıllar gelinceye kadar suretlerini dosyasında saklar.

m) Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur.

 

   Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.

 

 

 

 

 

 

MADDE 14 :İDARİ İŞLER EVRAK VE ARŞİV ALT BİRİM ŞEFLİĞİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI :

 

A-İDARİ İŞLER :

  1. Müdürlüğün her türlü özlük işlerini ve diğer birimlerle yazışmaların yürütmek.
  2. Başbakanlık Basımevi ve Döner Sermayesi İşletmesi Müdürlüğünce çıkarılan Resmi Gazete  ve günlük gazetelerdeki ilanların yayınlanmasını sağlamak, bunlara ait avansları açtırmak ve kapatmak. Sonucundan Müdürlüğe bilgi vermek. Kapanmayan avanslardan sorumlu olmak.
  3. Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması , genel bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak.
  4. Belediye Meclisi ve Encümeni için gerekli malzeme ve kırtasiyeleri ve zarara uğramaması için gerekli önlemleri almak. İlgililerden başka hiç kimseye ve dışarıya kitap vermemek, verilen kitapları izlemek, yerlerine konulmasını ve korunmasını sağlamak.
  5. İhtiyaç duyulan yeni kitap listesini Müdürlüğe sunmak, temin edilmesi yoluna gitmek, alınan kitap ve demirbaşları defterlerine kaydettirmek.
  6. Belediye Başkanlığına gelen evrakların kayıt edilmesi ve havalesi yapıldıktan sonra, tekrar zimmet karşılığında ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
  7. Evrakların kaybolmamasını sağlamak ve kaybolan evraktan sorumlu olmak.

B-GİDEN EVRAK

  1. Giden evrakları zimmete kayıt ettirerek ulaşacağı Kurum ve Kuruluşlara titizlikle teslim ettirmek.
  2. Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak , kısa sürede P.T.T’ ye göndertmek.
  3. Resmi posta pullarının miktar olarak harcanmalarını takip etmek ve bunlarla ilgili hesabı tutarak avansı kapatmak.
  4. Başkanlıktan gönderilecek telgrafları zaman kaybetmeden ve mesai saati gözetmeden anında gönderilmesini sağlamak ve telgraflarla ilgili avansı takip etmek.
  5. Kayıp olan evraklardan sorumlu olmak.

      C- ARŞİV

  1. Arşive teslim edilen evrakları tarih ve fihristlerine göre dosyalayarak yerlerine yerleştirmek.
  2. Arşivden istenilen evrak veya dosyaları zimmet karşılığı vermek, izleyerek kayıp olmamasını sağlayarak işi bitenleri yerlerine koymak.
  3. Arşivde süresini tamamlayan evrakı 6696 sayılı Kanun ve buna ait Nizamname, Yönetmelik, Genelge ve Encümen Kararları doğrultusunda muhafaza etmek Komisyon kararıyla imha edileceklerin ilgili yere gönderilmesini temin etmek.

   Kayıp olan evrak ve dosyalardan sorumlu olmak.

 

MADDE 15- RAPORTÖRLERİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI :

  1. Meclis ve İhtisas Komisyon Başkanlarının toplantı çağrısını diğer Komisyon üyelerine duyurmak.
  2. Meclis ve Encümene havale edilen yazıları toplantı gününde gündeme almak.
  3. Meclis ve Encümenden çıkan Kararları gününde ve zamanında yazdırmak.
  4. Kararları çok açık ve tefsire yorum bırakmadan yazdırmak.

 

Yanlış ve hatalı kararlardan sorumlu olmak.

MADDE 16- MEMURLAR:

Müdürün ve alt birim şefinin kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız zamanında yapmakla sorumludur.

MADDE 17-  KAYIT MEMURU:

         Kayıt ve daktilo memurları müdürlüğün tüm yazılarını, Meclis ve Encümen    Kararlarını yazar ve zimmetli olarak ilgili birimlere teslim eder.

MADDE 18- GÖREVİN PLANLANMASI :

                      Müdürlük içi çalışmalar , müdür tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.

MADDE 19- GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ :

                      Müdürlük personeli verilen görevi yasa , yönetmeliklere göre gerekli özeni gösterip , süratle yapmak zorundadır.

 

BÖLÜM V

ORTAK HÜKÜMLER

 

MADDE 20- TÜM PERSONEL :

  1. Tetkik işlerini , göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları , yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgilerden başkasına açıklamada bulunamaz.
  2. Sınıf , etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.
  3. Mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler.
  4. Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. Devir teslim cetvelleri Müdürlükte saklanır.
  5. Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir. Olumsuz bir durumda konu Müdüre yansıtılır. Müdür bu hususta gerekli önlemleri alır.

 

MADDE 21: GELEN –GİDEN EVRAKA YAPILACAK İŞLEMLER :

  1. Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir. Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
  2. Gelen ve giden evrak, ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Müdürlük dışına yazılan evrak, zimmetle ilgili birime teslim edilir.

 

MADDE 22: ARŞİVLEME VE DOSYALAMA :

  1. Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde arşivlenir.
  2. Dosyalama işlemi de konularına göre ayrı ayrı yapılır.
  • Gelen evrak dosyası
  • Giden evrak dosyası
  • Avans dosyası
  • Ayniyat , demirbaş dosyası
  • Genelge ve bildiriler dosyası.

MADDE 23:

                      Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür.

                      Belediye dışı yazışmalar Başkan yada görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası    ile yürütülür.

                     Belediyeler, dış yazışmalarını mülkiye amiri aracılığıyla yapma zorunluluğunda değildir. Doğrudan da dış yazışma yapar.

 

BÖLÜM VI

ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

 

MADDE 24 :

                       Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip ve Büyükşehir Belediye        

  Başkanlığı’nca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

MADDE 25 :

                       Bu Yönetmelik hükümlerini Mersin/Yenişehir Belediye Başkanı yürütür.

 

 

 

 

 

 

                                   MECLİS BAŞKANI                          KATİP                                       KATİP