Özel Kalem Müdürlüğü

Tel : 0324 327 33 00 Dahili : 2014 - 2015 - 2016

   Özel Kalem Müdürlüğü özet olarak : Belediye Başkanının günlük çalışma programının yürütülmesi, Başkan adına randevuların ayarlanmasını ve uygulanmasını, Başkan ile vatandaşlar arasında iletişim kurulmasını yürütür.

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ SORUMLULUK VE ÇALIŞMA

ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

 

BÖLÜM I

GENEL HÜKÜMLER

 

 

AMAÇ  :

MADDE: 1

Özel Kalem Müdürlüğü:

Başkanlık Makamıyla belde toplumu, sivil toplum örgütleri, mahalle muhtarları ve kitle iletişim araçları arasında sağlıklı bir iletişim ve diyalog kurmak ve eşgüdümü sağlayarak, halka daha çok yararlı olacak düzenli, disiplinli, programlı, verimli ve başarılı bir çalışma ortamı oluşturmak.

 

KAPSAM: 

MADDE 2:

         Bu yönetmelik, Mersin/Yenişehir Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nün, kuruluş,

         görev  ve çalışma esaslarını düzenler.

 

MADDE 3:      DAYANAK

                     Özel Kalem Müdürlüğü,’’ 5393 sayılı Belediye Yasasının 48. maddesi ve Norm Kadro İlke ve Standartlarına uygun olarak  Meclis kararı ile oluşturulan ve  5018 sayılı Mali Yönetim Ve Kontrol kanununda belirtilen Görev,Yetki ve sorumluluk ilkesine dayanılarak bu yönetmelik hazırlanmış olup’’ Belediye Başkanının  bağlı olarak çalışan bir birimdir

 

MADDE 4:     DEYİMLER VE TANIMLAR :

                       Bu yönetmelikte geçen :

 

Belediye                     : Mersin Yenişehir Belediyesini

Başkanlık                   : Mersin Yenişehir Belediye Başkanlığını

Müdürlük                   : Özel Kalem Müdürlüğünü

Personel                     : Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personeli

 

MADDE 5:     KURULUŞ:

                        Özel Kalem Müdürlüğü Norm Kadro esaslarına  göre ihdas edilmiş  ve İstisnai kadrolara           

                           atanma şartlarına uygun olarak atanmış 1 Müdür ve yeteri kadar personelden oluşmaktadır.

 

MADDE 6:     A) ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNÜN GENEL ÇALIŞMALARI

  1. Belediyenin, katılımcı, şeffaf, halkla bütünleşen yönetim anlayışı içinde hizmet üretmesine katkıda bulunmak.
  2. Başkanlık Makamının kapılarının halka açık olmasını sağlamak
  3. Belde toplumunun, istem, gereksinim ve sorunları konusunda Belediye Başkanıyla görüşmesine ortam ve olanak sağlamak
  4. Belde halkının katılımını sağlamak üzere, mahalle sorunlarının saptanması ve çözümlenmesi konusunda mahalle halkıyla iletişimi sağlamak
  5. Belde sakinlerinin Belediye Başkanlığı’nın tutum ve tavrıyla ilgili görüş ve düşüncelerini saptamak amacıyla kamuoyu yoklaması ve araştırması yapmak, yaptırmak
  6. Demokratik yönetim anlayışı çerçevesinde Başkanlık Makamı ile personel arasında iletişimi sağlamak üzere kurum içi toplantılar organize etmek.
  7. Başkanlığın, kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, üniversiteler ve sosyal yardım kuruluşları gibi örgütlerle diyalogunu sağlamak
  8. Başkanlığın çalışma gündemini oluşturmak
  9. Başkanlığın kitle iletişim araçlarıyla iletişimini sağlamak, Belediye hizmetlerinin yansıtılmasına, halka duyurulmasına ilişkin beyanatları hazırlamak.
  10. Başkanlık Makamının yapılan ve yapılacak etkinlik ve hizmetlerini halka duyurmak amacıyla belediyenin ilgili diğer birimleriyle diyalog kurmak
  11. Belediye, yerel yönetimler ve Belediyeyi ilgilendiren yayınları izlemek, gerekli görünenleri Başkanlık Makamına sunmak
  12. Resmi ve özel günlerde, önemli örf ve adet, gelenek-görenek günlerinde Başkanlık mesajlarını ilgili yerlere iletmek
  13. Belediye Başkanının, kentte halkı ilgilendiren sosyal, kültürel ve ekonomik toplantılara katılımı konusunda gerekli özeni göstermek.
  14. Şikayet ve isteklerin ilgili birime iletilmesini sağlamak
  15. Belde toplumunun, Belediye çalışmalarına aktif ve gönüllü katılımını sağlamak için bir iletişim ortamı oluşmasına katkıda bulunmak
  16. Temsil yeteneği olan ve Belediyeyi iyi bilen, özellikle bayan elemanların danışma memuru olarak çalışmaları için organizasyon yapmak
  17. Halkın Belediye çalışmalarına katılımı için yeni yöntemler geliştirmek ve başkanlığa sunmak
  18. Belde halkının Meclis Toplantılarını izlemesini sağlamak amacıyla çalışmalar yapmak
  19. Basın sözcülüğü ünitesinin oluşumunu sağlamak ve yönlendirmek
  20. Mahalle ve gençlik konseyleri oluşumuna, konseylerin etkinliğine, Başkanlıkla diyaloguna katkıda bulunmak  

 

C) İDARİ İŞLERLE İLGİLİ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR: 

  1. Müdürlük yazışmalarını, büro hizmetlerini ve personelin özlük hakları ile ilgili çalışmaları yürütmek.
  2. Özel Kalem organlarına ve mensuplarına ait isim ve adres listelerini düzenlemek değişiklikleri takip etmek.
  3. Çalışma verimini arttırmak amacıyla kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personelin yararlanmasını sağlamak.
  4. Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak.
  5. Başkanlık tarafından onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek.
  6. Hizmetlerin yürütülmesi ile ilgili son gelişmeleri takip ederek tedbirler almak, gerekli malzeme ve cihazları temin etmek.

 

MADDE 7:     MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI:

  1. Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,
  2. Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
  3. Personelin gizli sicillerini düzenlemek; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak,
  4. Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek,
  5. Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,
  6. Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak,
  7. Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,
  8. Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
  9. Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli direktifleri vermek, personelin devam/devamsızlığını izlemek ve sorumlu olmak
  10. Müdüriyetin kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük hedefler göstermek,
  11. Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak,
  12. Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

 

BÖLÜM II

GENEL İLKELER VE TANIMLAR

MADDE 8: 

 

A- ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNÜN TEMEL YAPISI :

Özel Kalem Müdürlüğünün bu günkü kuruluşu, görev konularının çeşitlerine dayanmaktadır. Müdürlüğün, amaç, görevler ve ilişkileri bakımından hem planlayıcı ve hem de uygulayıcı yönleri vardır. Özel Kalem Müdürlüğüne görev veren yürürlükteki yasalara göre Müdürlüğün iki yönlü bir niteliği olduğu görülmektedir.

 

  1. Müdürlük kendi görev konularında araştırıcı, planlayıcı izleyici, değerlendirici, denetleyici yol gösterici bir örgüt niteliğinde çalışmaktadır.
  2. Ayrıca yine kendi konularında bizzat uygulama da yapmaktadır.

Buna  göre  yukarıda  belirtilen  amaçların  değerlendirilmesinde, ana görevlerinin yerine getirilmesinde ve iş ilişkilerinin gözetilmesinde Özel Kalem Müdürlüğü’nün bu iki yönlü niteliği üzerinde önemle durulmalıdır.

 

B- GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUK :

  1. Yetkiler ile görevlerin birbirlerinden kesin olarak ayrılmaları olanaksızdır. Sorumluluk, yetki ve görev birbirleri ile çok yakından ilgisi bulunan birbirleri üzerinden tanımlanabilecek ve açıklanabilecek ve birbirlerinden güç kavramlardır.
  2. Görev, yetki ve sorumluluk konusunda bu yönetmelikte kabul edilen genel kurallar şunlardır.
    1. Her eleman görevini yapmak için gerekli ve yeterli yetkiye sahiptir. Yetki ise bir görevi (Nitelik, nicelik, süre, yöntem v.b. hususlar yönünden) istenen biçimde yapmak için bağlı bulunan kişi yada makamdan alınan “Hak” olarak yorumlanmaktadır.
    2. Her eleman görevini yapmamaktan eksik, yanlış veya geç yapmaktan yetkisi oranında sorumludur.

Sorumluluk “bir görevin (Nitelik, nicelik, süre, yöntem v.b. hususlar yönünden) istenilen biçimde yapılmasından ötürü bağlı bulunan kişi yada makama karşı hesap verme yükümlülüğü” olarak anlaşılmaktadır.

 

  1. Yetki devri, yöneticilerin genel yönetim görevlerini daha etkin bir şekilde yapabilmeleri için yararlandıkları bir yöntem ilkesidir. Yetki devri, yasaların çalışma ilkesi ve koşullarının sınırlarına göre yapılır.

Bir yetkinin devredilmesi  sonucunda,  yetkiyi devreden  yöneticinin o yetkinin  kullanılmasından doğan genel  sorumluluğu  devam  eder. Yetkiyi devreden  ile devralan arasında   yeni  bir  sorumluluk ilişkisi doğar.

       

Yetkiyi devralan o yetkinin kullanılmasından doğan cezai, parasal ve hukuki sorumluluklarından başka, yetkiyi devreden yöneticiye karşı görev sorumluluğu da yüklenmiş olur.

 

Bir göreve vekaleten atananlar o görev için gerekli yetkiye sahip olur ve o görevden dolayı   sorumluluk yüklenilir.

 

BÖLÜM  III

YÖNETİCİLERİN GENEL VE ORTAK GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

MADDE 9:  

  1. Her kademede yönetici durumunda bulunan kişileri “Yönetici” olmak nedeniyle yüklendiği bütün yöneticiler için ortak ve genel bazı görev yetki ve sorumlulukları vardır.Yönetim kademelerinin düşey olarak sıralanmasında bu görev yetki ve sorumlulukların özleri  değişmez, sadece en üst yönetim kademesinden başlayıp en alt yönetim kademesine doğru kapsam ve sınırları daralır. Yöneticilere ilişkin bu genel ve ortak görev yetki ve sorumluluklar ileride her birim için belirtilen özel görevlerin zamanında ve amaca uygun bir biçimde yapılmalarının ön şartları niteliğindedir. Bu nedenle, her yönetici hangi yönetim kademesinde bulunursa bulunsun bu görevleri yerine getirmek durumundadır.

 

Yönetmeliğin bu bölümü, Müdürlüğün kuruluş bütünü içinde yer alan kademelerin hepsinde ortak olan bu görevlerin her birim kademelerin ayrı ayrı tekrar edilmemesi için düzenlenmiştir.

    

Her yöneticinin temel görev, yetki ve sorumlulukları içerisinde şunlar vardır.

 

  1. Planlama-Programlama :
    1. Amaca ulaşmak için birbirini izleyen belli adımlar biçiminde çalışma planları ve programlarını hazırlamak, hazırlatmaktır.
    2. Yetkisi içinde olan plan ve programları onaylamak, yetkisi içinde olmayanları bir üst kademedeki yöneticilere onaylatmaktır.
    3. Bu çalışmalar sırasında yasaların, çalışma ilke ve koşulların sınırları içinde kalmayı gözetlemek.

 

  1. Düzenleme :
    1. İşle ilgili hizmet boşluklarının veya girişimlerinin olup olmadığını araştırmak, bunları giderici tedbirler almak.
    2. İşin yapılması için gerekli mali kaynak, personel, malzemenin zamanında sağlanmasını görüp, gözetlemek.
    3. İş ile ilgili çalışma adımlarını gözden geçirip saptamak ve bunlara uyulmasını sağlamak.

 

  1. Koordinasyon : 
    1. İşin yapılması sırasında hangi birimler ile doğrudan doğruya veya dolaylı ilişkiler kurulması gerektiğini ve bu ilişkilerin kapsamını ortaya çıkartmak.
    2. Bu ilişkileri sağlayıcı düzeni kurmak ve kurulan düzeni ilgili personele duyurmak.

 

  1. Uygulamalı yönetim :
    1. Görevi zamanında ve amaca uygun olarak sonuçlandırmak.
    2. Asıl görevle ilgili yazışma, görüş alma, olur çıkartma gibi yan görevleri de yapmak, yaptırmak.

 

  1. İzleme, denetleme, değerlendirme :
    1. Uygulamanın görevin yapılışının belli aşamalarında sonuçları öğrenmek üzere bir değerlendirme düzeni kurmak.
    2. Değerlendirme sırasında ortaya çıkan sorunları çözmek veya çözüm önerisiyle üst kademeye sunmak.

 

  1. Bilgi verme :

Görevin yapılışında ve sonuçlanmasından bir üst kademedeki yöneticiye veya diğer ilgili ve yetkililere devamlı olarak bilgi vermek.

 

  1. Yönetimle ilgili diğer görev, yetki ve sorumluluklar :

Atama, yükseltme, yer değiştirme, mükafatlandırma ve cezalandırma işlemlerine ilişkin ön yazışmaları yapmak, yada bu konularda karar almak, sicil vermek, iş dağıtımını düzenlemek, yöneticisi olduğu birimi gereken yerlerde temsil etmek, birimin yıllık bütçe program önerilerini hazırlamak.

 

                  B- Yukarıdaki görevleri yerine getirirken ayrıca her yönetici aşağıdaki yönetim ilkelerini de göz önünde bulundurmalıdır.

 

  1. İnisiyatif :

Yönetici, kendi biriminin görevine sahip çıkmalı, görevi yerine getirmek için yaratıcı olmalı, önce davranmalı, işi başlatıp sonuçlandırma yeteneği bulunmalıdır. Yönetici, görevin yapılışının her aşamasında yasaların, çalışma ilkesi ve koşullarının çizdiği sınıra kadar ilerlemekten çekinmemelidir.

 

  1. Seçme ve Karar verme :

Yönetici, görevin her safhasında karar verme, kendisine ulaştırılan değişik çözümler arasında bir seçim yapma, son olarak da, bu karar ve seçim yetkilerinin (her konu için) hangilerini bizzat kullanıp, hangilerine üst yönetim kademesine aktarması gerektiğine sahip olmalıdır.

 

  1. Kolaylaştırma :

Yönetici, görevle ilgili bütün işlemleri kolaylaştırmak için devamlı olarak çare ve tedbirler aramalıdır.

 

  1. Değiştirme :

Yönetici program uygulamalarında ortaya çıkabilecek değişikliklere uyabilme niteliği taşımalıdır.

 

  1. Eldeki Kaynaklardan iyi yararlanma :

Yönetici, personel, araç-gereç v.b. kaynaklardan mevcut olanların hepsinden tam olarak yararlanmayı amaç bilmeli, ancak; bundan sonra yeni kaynak isteğinde bulunmalıdır.

 

  1. Geliştirme :

Yönetici, kendi biriminin kuruluşunu,  personelini, görevini yerine getirmeyle ilgili ilke koşul ve işlemlerini  sürekli olarak geliştirme yollarını aramalı, modern yönetim ilkelerindeki gelişmeleri izlemelidir.

 

  1. Devamlılık :

Yönetici, bütün çalışmaları başından sonuna kadar kesintisiz olarak planlamalı ve düzenlemelidir.

 

 

 

  1. Liderlik :

Yönetici, tutum ve davranışları ile elemanlarının saygı, itaat ve güvenlerini sağlamalıdır.

 

  1. Moral :

Yönetici, elemanlarının sorumluluk duygusunu geliştirmeli, kendilerine olan güven duygularını beslemelidir.

 

  1. Takdir ve ceza :

Yönetici,yürürlükteki ilke ve koşullara göre gereğinde takdir etmek; gereğinde ceza vermek yetkisini çekinmeden kullanabilmelidir. Belli dönemlerde sicil formlarını doldurmakta bu yetkiye girer.

 

  1. Disiplin :

Yönetici, amaca düzenli bir yoldan ulaşmayı sağlayacak temel ilke ve koşullara kesinlikle uyulmasını sağlamalıdır.

 

  1. Ortam :

Yönetici görevin yapılması için gerekli ortam, araç ve gereçleri, büro koşullarını da sağlamalıdır.

 

 

 

BÖLÜM IV

ORTAK HÜKÜMLER

 

 

MADDE 10:  TÜM PERSONEL

 

  1. Tetkik işlerini , göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları , yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgilerden başkasına açıklamada bulunamaz.
  2. Sınıf , etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.
  3. Mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler.
  4. Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. Devir teslim cetvelleri Müdürlükte saklanır.
  5. Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir. Olumsuz bir durumda konu Müdüre yansıtılır. Müdür bu hususta gerekli önlemleri alır.

 

MADDE 11: GELEN – GİDEN EVRAKA YAPILACAK İŞLEMLER :

 

                        Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir. Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

  1. Gelen ve giden evrak, ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Müdürlük dışına yazılan evrak, zimmetle ilgili birime teslim edilir.

 

 

 

 

 

 

 

MADDE 12:  ARŞİVLEME VE DOSYALAMA :

 

                        Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde     

                        arşivlenir.

  1. Dosyalama işleminde konularına göre ayrı ayrı yapılır.
  • Gelen evrak dosyası
  • Giden evrak dosyası
  • Avans dosyası
  • Ayniyat , demirbaş dosyası
  • Genelge ve bildiriler dosyası.

 

MADDE 13:

                     Belediye birimleri arasındaki yazışmalar, müdürün imzası ile yürütülür.

                     Belediye dışı yazışmalar Başkan yada görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

                     Belediyeler , dış yazışmalarını mülkiye amiri aracılığıyla yapma zorunluluğunda değildir. Doğrudan da dış yazışma yapar.

 

 

BÖLÜM V

ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

 

MADDE 14:

                     Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip ve Büyükşehir Belediye Başkanlığı’nca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

 

MADDE 15:

Bu Yönetmelik hükümlerini Mersin/Yenişehir Belediye Başkanı yürütür.

 

 

 

 

 

 

 

                                   MECLİS BAŞKANI                             KATİP                                        KATİP